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Como priorizar e organizar suas tarefas (Atividades Urgentes versus Importantes)

A Matriz GUT é uma ferramenta que auxilia na priorização e resolução de problemas. A matriz serve para classificar cada problema ou situação que você julga pertinente para a sua empresa (se estamos falando no meio corporativo ou pessoal caso tenha freelas ou tarefas acumuladas) pela ótica da gravidade (do problema), da urgência (de resolução dele) e pela tendência (dele piorar com rapidez ou de forma lenta).

A ideia da principal da priorização é definir o que deve ser tratado primeiro, visando algumas variáveis. Mas algo só é mais importante do que outro, se existir um outro com características diferentes. Lembre-se que é um sistema de análise e para isso precisará de informações para decidir.

A mistura de problemas por si só, gera confusão, e acaba dificultando a visão do administrador na identificação dos problemas prioritários e na sua relevância.

A GUT é um método bastante utilizado pelas empresas, principalmente, com o intuito de priorizar os problemas e consequentemente tratá-los, levando em conta suas gravidades, urgências e tendências.

Nesse caso, é preciso separar cada problema que tenha causa própria e somente após isso, saber qual a prioridade na solução dos problemas identificados.

A técnica GUT foi desenvolvida por Kepner e Tregoe, especialistas na resolução de questões organizacionais, e abaixo vamos entender como utilizar essa técnica ao seu favor.

Antes de começar, gostaria de compartilhar um pensamento para se refletir: Trabalhar duro e trabalhar de forma inteligente não são a mesma coisa.

Falo isso, pois as vezes você faz muitas coisas, que geram pouco impacto, te esgotando e deixando desmotivado.

TIP: Comece a avaliar o impacto do seu trabalho antes de começá-lo.

Como fazer a Matriz GUT

1) Listagem dos problemas

Faça uma lista de todos os problemas e situações a serem resolvidas de forma simples mas que não dificulte seu reconhecimento.

Faça uma organização como a seguir para classificar e posteriormente reavaliar suas prioridades. Pode utilizar do Microsoft Excel ou Google Docs Spreadsheet para isso.

Planilha de priorização GUT

2) Pontuação dos problemas

Nesta etapa as notas são aplicadas de acordo com os critérios, que vão desde as situações menos graves até as de extrema.

Será utilizada sua percepção ou fatos para que possa enquadrar na faixa de avaliação.

Como classificar corretamente

Na dúvida de como priorizar, avalie baseando nesta tabela abaixo. As notas serão de 1 a 5 avaliando o grau de gravidade, urgência e Tendência.

Classificação GUT - Grau de avaliação

3) Classificação GUT ou de Importância

Com a tabela preenchida, a última coluna denominada GUT ou Importância te dará a classificação em que você deve trabalhar suas tarefas baseando nas classificações anteriores.

A fórmula da última coluna possui uma fórmula que fará a multiplicação dos valores G, U e T, ficando como por exemplo =B2*C2*D2.

tabela -prioziacao de atividades

Com isso, basta ordenar pelo maior e começar a trabalhar.

A ideia final é te dar um método de avaliação de prioridade baseando na matémática.

Caso você não queira utilizar a Matriz GUT, você pode fazer o processo de listar todos as tarefas, pontuá-las de 1 a 10, sendo 0 menos importante e 10 mais importante. Assim você terá uma ordenação simples, não tão eficaz, mas atende a demandas menos complexas. Lembrando que os valores podem ser alterados ao ter novas atividades inseridas.

Links

Download da Planilha modelo de priorização GUT (Google Spreadsheet)

Download da Planilha modelo de priorização GUT (Microsoft Excel)

Publicado por

Fábio G. Silva

Formado em Business Marketing pela Ohio University, Gestor de Pessoas pela PUC Minas, Especialista em Desenvolvimento Web pela PUC Minas e Produtor Multimídia pela UniBH. Atua com Marketing Digital em empresas privadas de diversos segmentos e nos tempos livres é fotógrafo, viajante no mundo, CEO na Tricks (Guia Radical), blogueiro no CV do Fábio e ainda pratica esportes radicais.